Henkilötietolain 10 ja 24§ ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018 ja päivitetty 3.1.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Shetlanninlammaskoirat – Shetland Sheepdogs ry (jäljempänä yhdistys)
Y-tunnus: 2583357-8
c/o Seija Sipola
Nielutie 3 , 90810 Kiviniemi
Puhelin: 0400 582241

2. Rekisterin nimi

Yhdistyksellä on kaksi pysyvää henkilörekisteriä

• Flomembers/sheltit jäsenrekisteri (jatkossa jäsenrekisteri)
• Terveyskyselyiden vastauksista muodostuva henkilörekisteri (jatkossa
  terveyskyselyt)

Lisäksi yhdistyksellä voi olla tapahtumiin ja tilaisuuksiin liittyviä väliaikaisia rekistereitä
(jatkossa muut rekisterit).

3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jäsenrekisteri

Jaana Karonen, jäsensihteeri
Koivumäenpuisto 15, 05200 Rajamäki
Sähköposti: jasensihteeri@shetlanninlammaskoirat.fi

Terveyskyselyt ja muut rekisterit

Seija Sipola, sihteeri
Nielutie 3, 90810 Kiviniemi
Sähköposti: sihteeri@shetlanninlammaskoirat.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteri

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta, rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä yhdistyksen toimintaan liittyvä markkinointi. Henkilötietoja tarvitaan erityisesti Sheltit-lehden ja palkintojen postituksessa sekä muussa yhteydenpidossa jäsenistöön ja Suomen Kennelliittoon. Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia asioita. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Terveyskyselyt

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on terveyskyselyissä kerättävien vastausten kopioiden toimittaminen (omien vastausten osalta) kyselyyn vastanneille shetlanninlammaskoirien omistajille Suomessa. Lisäksi tietojen avulla voidaan tarvittaessa lähestyä vastanneita tarkentavien kyselyiden muodossa. Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Muut rekisterit

Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsen- ja asiakastietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin, kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista. Yhdistyksen järjestämissä tilaisuuksissa henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi osallistujan antamaan suostumukseen henkilötietojensa käsittelylle ja julkaisulle tapahtumaan liittyvässä tiedottamisessa.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnuksia käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn on jokin lakisääteinen peruste. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Henkilöiden yksilöintitiedot jäsenrekisterissä:

• etu- ja sukunimi, osoitetiedot ja kotipaikka, (puhelinnumero), sähköpostiosoite,
  syntymäaika (alaikäisiltä), kotipaikkakunta
• liittymispäivämäärä, jäsentyyppi, alajaosto, jäsenmaksutiedot
• mahdolliset jäsenkorttiliitokset (perhejäsenet)
• luottamustehtävä yhdistyksessä
• henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen tietojen käsittelyperusteen täyttyessä

Terveyskyselyissä käsitellään kyselyn täyttäneiden Suomessa asuvien shetlanninlammaskoirien omistajien tietoja, jotka ovat kyselyiden toteuttamiseksi tarpeellisia. Henkilöiden yksilöintitiedot terveyskyselyissä:

• nimi, sähköpostiosoite, kotipaikkakunta

Muissa rekistereissä eli yhdistyksen toimintaan ja tilaisuuksiin liittyvissä tapahtumissa käsitellään tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja.

6. Evästeet

Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja muilla internet tunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella yhdistys voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedotuksen kohdentamisessa sekä tiedotustoimenpiteiden optimoinnissa.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään heidän suostumuksellaan. Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tulevilta jäseniltä. Yhdistyksen nettisivuilla on ohjeet ”näin liityt jäseneksi” sekä liittymislomake. Jäsenhakemuksella kerättävät tiedot voi toimittaa myös vapaamuotoisella anomuksella kirjallisesti jäsensihteerille. Kasvattajalta tarkistetaan pennunostajia jäseneksi liittäessään se, että hän on kysynyt suostumuksen omistajilta henkilötietojen toimittamiseksi ja jäseneksi liittämiseksi.

Terveyskyselyistä muodostuvaan rekisteriin tallentuvat tiedot tulevat kyselyihin vastanneilta Suomessa asuvien shetlanninlammaskoirien omistajilta.

Tapahtumia ja tilaisuuksia koskeviin muihin rekistereihin saadaan tiedot tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneilta ja osallistuvilta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.  Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmien toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Yhdistyksen järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen huomioon ottaen. Tiedot luovutetaan konekielisessä muodossa, tapauksesta riippuen turvallisen teknisen käyttöyhteyden kautta.

Jäsenrekisterissä olevia henkilön perustietoja voidaan luovuttaa seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• yhdistyksen sihteerillä ja ShelttiShopin vastaavalla on katseluoikeus
• jalostustoimikunnalle jäsenyyden tarkistusta varten
• muille yhdistyksen toimijoille tilanteissa, joissa jäsenyyden tarkistaminen on esimerkiksi kilpailuun osallistumisen kannalta välttämätöntä
• alajaostoille kokousten äänioikeuden tarkistusta varten
• kirjapainolle lehden postitusta varten
• Suomen Kennelliitolle ja viranomaisille

Terveyskyselyistä muodostuvan rekisterin perustietoja voidaan luovuttaa seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• yhdistyksen puheenjohtajalla ja sihteerillä on rekisterin hallintaoikeus
• lisäksi katseluoikeus on hallituksen tai jalostustoimikunnan nimeämillä
  yhteyshenkilöillä (kolme henkilöä), jotka suorittavat kyselyihin liittyviä arvontoja, laativat koosteita kertyneistä vastauksista ja suorittavat muita jalostustoimikunnalle kuuluvia perustehtäviä
• suostumuksen antaneiden tietoja voidaan luovuttaa tilasto- ja tutkimuskäyttöön
• kyselyissä on mahdollista antaa oikeus yhdistykselle siirtää koiran terveystietoja julkiseen Shelttikantaan. Tässä siirrossa henkilötietoja EI siirretä kantaan.

Tapahtumia ja tilaisuuksia koskevien muiden rekisterien perustietoja voidaan luovuttaa seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• yhdistyksen sihteerillä sekä tilaisuuden järjestäjillä on rekisterin hallintaoikeus

Yhdistyksen rekistereihin tallennettuja tietoja EI luovuteta suoramarkkinointiin.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuna. Rekisteritietoihin on pääsy vain nimetyillä yhdistyksen toimihenkilöillä, joilla on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen verkkoyhteyksien kautta.

Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ja yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa on sovittu asiasta henkilötietojen käsittely- ja salassapitosopimusten muodossa.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisteri

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden (2) vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Terveyskyselyt

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä enintään viiden (5) vuoden ajan. Henkilötiedot poistetaan JTO:n (jalostuksen tavoiteohjelman) päivitysajojen yhteydessä.

Muut rekisterit

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.  Mikäli henkilötietojen säilyttäminen ei ole edellä mainituista syistä tarpeen, ne poistetaan viimeistään kaksi (2) vuotta tapahtuman jälkeen.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisuun ja tietojen täydentämiseen, oikeus henkilötietojensa poistamiseen, oikeus peruuttaa suostumuksensa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröity voi myös siirtää yhdistykselle toimittamansa, itseään koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen asiaa koskeva pyyntö rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen tai aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallisen (ja allekirjoitetun) asiaa koskevan ilmoituksen rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle (kohta 3). Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön tai yhdistyksen toiminnan muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 3.1.2023.